clubreglement

Artikel 1 Algemeen

Dit intern clubreglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van Tennis & Padel Meerdaal, verder genaamd ‘club’. Ieder lid van Tennis & Padel Meerdaal is geacht kennis te hebben genomen van dit clubreglement en zal zich houden aan de bepalingen ervan. Door de aansluiting bij de club aanvaarden alle leden de reglementen van de club en Tennis & Padel Vlaanderen, de sportfederatie waarbij Tennis & Padel Meerdaal is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van Tennis & Padel Vlaanderen.

Bemerking: de officiële naam van de vzw is Tennisclub Meerdaal of TC Meerdaal.

De roepnaam is Tennis & Padel Meerdaal of TPM.

Artikel 2 Leden

Alle leden verbinden zich tot volgende afspraken:

Ieder lid wordt gewezen op het bestaan van het clubreglement van de club, consulteerbaar op de website van de club.
Ieder lid verbindt zich ertoe om het clubreglement na te leven. Ieder lid zal tevens alle regels opgelegd door de federatie Tennis & Padel Vlaanderen waarbij de club aangesloten is, naleven.
Ieder lid vertoont steeds onberispelijk, verantwoord, fair play en sportief gedrag met respect voor de werking van de medewerkers/vrijwilligers, andere leden en materiaal van de club.
Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door. Dit gebeurt online via het spelersdashboard van de website van Tennis & Padel Vlaanderen.
Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld.

Artikel 3 Lidmaatschap

Na betaling van het lidgeld ben je officieel lid van de club en ben je verzekerd voor sportongevallen via de federatie Tennis & Padel Vlaanderen.
Bij de inschrijving in de club aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan Tennis & Padel Vlaanderen waarbij de club is aangesloten. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij de sportfederatie om de verzekering voor lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen.
Het bestuur kan omwille van organisatorische redenen (bijvoorbeeld een ledenstop) het lidmaatschap weigeren. Mogelijk gestort lidgeld wordt dan zo snel mogelijk teruggestort.
Het bestuur kan een lidmaatschap schorsen of opzeggen zonder terugbetaling van het lidgeld om dwingende redenen (bv. wangedrag, misbruik van middelen of niet naleven van het clubreglement).
De bijdrage van de leden wordt bepaald door het bestuur. De tarieven zijn beschikbaar via de website:
- Lidmaatschapsbijdrage voor tennis is jaarlijks. Een werkingsjaar loopt van 1 april tot 31 maart van het jaar nadien. De gravelterreinen zijn bespeelbaar tot de weersomstandigheden het niet meer toelaten om te tennissen. Vanaf dan zijn de gravelterreinen niet meer reserveerbaar tot 1 april. Het hardcourt terrein is het hele werkingsjaar reserveerbaar.
- Lidmaatschapsbijdrage voor padel is jaarlijks. Een werkingsjaar loopt van 1 april tot 31 maart van het jaar nadien.
Bij aansluiting tijdens het lopende werkingsjaar blijft de volledige bijdrage verschuldigd.
De bijdrage omvat het volgende:
- uitnodiging tot deelname aan clubactiviteiten;
- gratis gebruik van de ballenmachine na aanvraag bij het bestuur;
- gebruik van de tennis- en padelinfrastructuur ifv soort lidmaatschap;
- gebruik van de faciliteiten van het clubhuis;
- verzekering.
De ledenbijdrage verminderd met de verzekeringsbijdrage kan in geval van overmacht (o.a. ernstige ziekte, overheidsmaatregelen,…) worden terugbetaald na schriftelijke aanvraag bij het bestuur.

Artikel 4 Sportspecifieke regels

4.1. Toegang tot de club

De openingsuren van de bar zijn consulteerbaar op de website. Er wordt uitdrukkelijk aan de leden gevraagd om het sluitingsuur te respecteren. Het bestuur probeert het clubhuis steeds tijdens de openingsuren bemand te hebben door vrijwilligers. Het kan gebeuren dat door overmacht dit op bepaalde dagen niet mogelijk is.
De kleedkamers en douches zijn enkel toegankelijk als het clubhuis open is. Na gebruik van de douches of de wasbakken laat je alles netjes achter.
Als het clubhuis gesloten is, kan je terecht in het toilet, gelokaliseerd in het tuinhuis in het midden van het clubdomein (linker deur). Een sleutel kan je bekomen in het clubhuis tegen een waarborg.
De terreinverantwoordelijken en bestuursleden mogen terreinen afsluiten als de (weers)omstandigheden dit vereisen en dit om beschadiging van terreinen te voorkomen.
De tennisterreinen zijn enkel toegankelijk voor tennisleden en uitgenodigde spelers en zijn beschikbaar van april tot het weer het niet meer toelaat.
De padelterreinen zijn toegankelijk voor zowel padelleden als niet-leden met een betaalde reservatie en zijn het hele jaar bespeelbaar, tenzij het weer dit niet toelaat.
Indien nodig kan de terreinverlichting opgezet worden via het verlichtingskastje tegen de buitenmuur van het clubhuis (tennis) of naast de terreinen (padel). Zet de verlichting terug uit als deze niet meer nodig is.

4.2. Terreinreservatie

De tennis- en padelterreinen kunnen gereserveerd worden van 9 uur tot 23 uur. De tennisterreinen zijn overdag afgesloten. Een sleutel kan je bekomen in het clubhuis tegen een waarborg.
Reserveren is verplicht en doe je via het online reservatiesysteem van Tennis & Padel Vlaanderen.
Het reservatiereglement (tennis & padel) is consulteerbaar op de website.
Het bestuur mag controles uitvoeren en nagaan of de namen in het reservatiesysteem overeenstemmen met de spelers op het terrein. Bij een eerste schending volgt een verwittiging, vanaf de tweede schending volgt een schorsing van 14 dagen uit het reservatiesysteem.
Het bestuur is bevoegd om terreinen te reserveren voor tornooien, kampen, ontmoetingen e.d. en hiervoor reservaties te schrappen. De terreinverantwoordelijke mag voor het onderhoud terreinen blokkeren.

4.3. Kledingvoorschriften

De toegang tot de terreinen kan geweigerd worden aan personen die geen specifieke tennis- of padelkleding dragen of waarvan de houding ongepast is.
Als sporter draag je een gepaste sportoutfit en tennis- of padelschoenen die bestaan uit een vlakke zool om beschadiging van de terreinen te voorkomen.

4.4. Clubactiviteiten

Vrijwilligers mogen activiteiten voor (een specifieke doelgroep van) clubleden organiseren die te maken hebben met het beoefenen van tennis of padel of ten goede komen aan het clubleven. Als clubleden een activiteit willen organiseren, nemen ze contact op met het bestuur en dit minimum 1 maand op voorhand.
De modaliteiten voor een activiteit zijn opvraagbaar bij het bestuur. Het bestuur beslist autonoom over het al dan niet goedkeuren van een aanvraag. Dit is op basis van wenselijkheid en impact voor de club.

4.5. Lessen en kampen

Onder les/training verstaan we elke speelwijze met duidelijke tennisinstructies tegen betaling. Lessen en kampen worden georganiseerd door de club. Enkel lesgevers aangesteld door het bestuur zijn gemachtigd om tegen betaling lessen en kampen te geven.
Privélessen zijn enkel toegelaten mits voorafgaandelijke goedkeuring van het bestuur. Alleen leden komen hiervoor in aanmerking. De modaliteiten voor het volgen van privéles zijn consulteerbaar op de website.

4.6. Interclub

De club ondersteunt deelname van leden aan de interclubformules (tennis & padel) georganiseerd door Tennis & Padel Vlaanderen. Beide types van interclub worden gecoördineerd door een interclubcoördinator, aangeduid door het bestuur.
In functie van terreinbeschikbaarheid bepaalt het bestuur samen met de interclubcoördinator hoeveel interclubteams kunnen deelnemen.
Indien leden geïnteresseerd zijn in deelname aan de interclubformules georganiseerd door Tennis & Padel Vlaanderen, dienen de leden zelf een team samen te stellen. Elk interclubteam kiest een interclubkapitein die de contactpersoon is tussen het team en de interclubcoördinator. Voor elke thuisontmoeting zorgt de interclubkapitein voor een interclubleider. De interclubkapitein doet een aanvraag tot deelname bij de interclubcoördinator. Deze aanvraag moet elk jaar opnieuw gebeuren minstens 1 week vóór de uiterste datum van inschrijving die door Tennis & Padel Vlaanderen wordt bepaald.
Elk interclubteam krijgt de mogelijkheid om max. 1 interclubtraining per 14 dagen in te boeken. Dit kan tijdens uren op weekdagen vóór 18 uur of in het weekend voor max. 2 uur (tennis) en max. 1u30 (padel) met een max. van 2 terreinen. Er mag gebruik gemaakt worden van de lesballen.
De club draagt financieel bij voor drank en eten en bepaalt jaarlijks het budget. De interclubkapitein beheert het budget als een goede huisvader en biedt transparantie aan het team over het budget.
De club stelt ballen ter beschikking voor interclubontmoetingen.
De club draagt de kosten voor een interclubleider bij intergewestelijke ontmoetingen en ingeval overdekt moet gespeeld worden wegens slechte weersomstandigheden.
Andere interclubkosten worden door het team gedragen. Deze kosten kunnen volgende bevatten (niet limitatieve lijst):
- Boetes vanuit Tennis & Padel Vlaanderen opgelegd aan de ploeg. Bv, om niet op te dagen – om niet aan de vereiste spelerspunten te komen. (Boetes die door de club werden veroorzaakt – bv. boete voor slechte staat veld – worden door de club gedragen).
- Drank/eten kosten boven de door de club bijgedragen vergoeding.

4.7. Vriendschappelijke ontmoetingen

Als clubleden een andere club willen uitnodigen voor een vriendschappelijke ontmoeting, kan dit enkel na goedkeuring van het bestuur. Aanvragen moeten hiervoor tijdig (minimaal 1 maand vóór de gevraagde ontmoeting) aan het bestuur gericht worden. Iedere aanvraag moet voldoende informatie bevatten zodat het bestuur deze kan evalueren (naam ontmoetingsverantwoordelijke, naam bezoekende club, aantal bezoekers en deelnemers, aangevraagd aantal terreinen en tijdsduur, andere relevante informatie). Het bestuur beslist autonoom over het al dan niet goedkeuren van een aanvraag. Dit is op basis van wenselijkheid en impact voor de club.
Voor alle andere types van ontmoetingen zoals een (bedrijfs)evenement dient een aanvraag minimaal 6 weken op voorhand ingediend te worden bij het bestuur.

Artikel 5 Netheid

Hou de omgeving van de club, het clubhuis, het sanitair en de terreinen proper door afval in de daarvoor voorziene vuilnisbakken te werpen.
De club is rookvrij.
Op het tennis- en padelterrein is het verboden drank in een glas of glazen flesje mee te nemen.
Tennisterreinen veeg je met het sleepnet en de lijnen veeg je met de lijnborstel na jouw reservatie.
Schik de stoelen netjes tegen de tafel en doe eventueel de parasols dicht als je huiswaarts keert.

Artikel 6 Sponsoring

De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan.
Publiciteit van derden op en naast de terreinen en in het clubhuis kan enkel mits de toelating van het bestuur. Het bestuur beslist welke affiches/flyers/banners of andere publiciteit op de club uitgehangen of verdeeld worden.

Artikel 7 Privacy

De club verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de club.
Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de club foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de club gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de club, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk en schriftelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de club.
Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.

Artikel 8 Veilig en ethisch verantwoord sporten

Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze club engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:

Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen;
Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage;
Er wordt gestreefd naar een club zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag;
Fair play en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen;
Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen;
Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven;
Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan.

Artikel 9 Aansprakelijkheid

Ingeval van een ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de club, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de bestuurssecretaris. Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering, zal hiervan een aangifte gebeuren. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de club. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via de website van Tennis & Padel Vlaanderen.
De club is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden.
Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de club aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
De club kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.

Artikel 10 Wijziging van het clubreglement

Dit intern reglement kan enkel gewijzigd worden door het bestuur.

De laatste wijziging van het clubreglement vond plaats op 04/01/2024.