1. Lidmaatschap

• Wil je lid worden van TCM? Volg de instructies op de website onder 'Lid Worden'. Na betaling ben je officieel lid van TCM en ben je verzekerd voor sportongevallen via de federatie Tennis Vlaanderen.
• Het TCM-bestuur kan omwille van organisatorische redenen het lidmaatschap weigeren. Mogelijk gestort lidgeld (inclusief Tennis Vlaanderen-bijdrage) wordt dan zo snel mogelijk teruggestort.
• Het TCM-bestuur kan een lidmaatschap opzeggen om dwingende redenen (bv. wangedrag) zonder terugbetaling van het lidgeld.

2. Toegang tot de club

• De TCM-tennisterreinen zijn enkel toegankelijk voor TCM-leden en uitgenodigde spelers.
• De tennisterreinen zijn beschikbaar van april tot het weer het niet meer toelaat en de terreinen onbespeelbaar zijn.
• De tennisterreinen kunnen gereserveerd worden van 9 uur tot 23 uur.
• De toegang tot de terreinen kan geweigerd worden aan personen die geen specifieke tenniskleding dragen of waarvan de houding ongepast is. In het bijzonder zal gelet worden op het schoeisel, dat moet bestaan uit tennisschoenen met vlakke zool om beschadiging van de gravelterreinen te voorkomen.
• Van maandag tot vrijdag zijn de tennisterreinen overdag afgesloten. Je kan wel spelen als je een sleutel hebt. Die kan je krijgen in de club als je een borg van 10 euro betaalt.
• De terreinverantwoordelijken en/of bestuursleden mogen terreinen afsluiten als de (weers)omstandigheden dit vereisen en dit om beschadiging van terreinen te voorkomen.
• Het clubhuis is open tijdens de weekends tussen 10 en 18 uur en tijdens weekdagen vanaf 18 tot 23.45 uur bij minimum 2 reservaties op hetzelfde uur. Verificatie gebeurt door de tapper 2 uur vóór de start van de reservaties. Als er geen reservaties zijn, wordt het clubhuis gesloten, zowel tijdens weekends als tijdens weekdagen.
• Er wordt uitdrukkelijk aan de leden gevraagd om het sluitingsuur te respecteren.
• Het bestuur probeert het clubhuis steeds op bovenvermelde uren bemand te hebben door vrijwilligers. Het kan gebeuren dat door overmacht dit op bepaalde dagen niet mogelijk is.
• De kleedkamers en douches zijn enkel toegankelijk als het clubhuis open is. Na gebruik van de douches of de wasbakken laat je alles netjes achter.
• Als het clubhuis gesloten is, kan je terecht in het toilet in het tuinhuis. Je kan de sleutel van de terreinen gebruiken.

3. Terreinreservatie

• Reserveren doe je via het online Tennis Vlaanderen-reservatiesysteem.
• Het reservatiereglement vind je terug op de website.
• Het TCM-bestuur mag controles uitvoeren en nagaan of de namen in het reservatiesysteem overeenstemmen met de spelers op het terrein. Bij een eerste schending volgt een verwittiging, vanaf de tweede schending volgt een schorsing van 14 dagen uit het reservatiesysteem.
• Het TCM-bestuur is bevoegd om terreinen te reserveren voor kampioenschappen, tornooien, kampen, ontmoetingen e.d. en hiervoor reservaties te schrappen. De terreinverantwoordelijke mag voor het onderhoud terreinen blokkeren. Deze speciale reserveringen/blokkeringen zullen steeds, indien mogelijk, gebeuren voordat reservatie door individuele leden mogelijk is.
• De laatste twee minuten van elk gespeeld uur moeten de spelers met het sleepnet het terrein vegen. De sleepnetten hang je op de daarvoor voorziene plaats zodat ze niet hinderen tijdens het tennisspel.
• Elk lid mag maximum 3 keer per seizoen gratis een niet-lid uitnodigen. Uitgenodigde spelers moeten steeds door het lid in het reservatiesysteem op naam worden geselecteerd. Gasten spelen op eigen risico en vallen niet onder een TCM-verzekering.

4. Lessen

• Tennislessen en -kampen worden georganiseerd door de club. Onder les/training verstaan we elke speelwijze met duidelijke tennisinstructies al dan niet tegen betaling.
• Privélessen zijn enkel toegelaten mits voorafgaandelijke goedkeuring van het TCM-bestuur, aan te vragen minimum 1 week op voorhand via mail naar reservatie@tcmeerdaal.be. De lesgever moet het TCM-bestuur een overzicht geven van de gewenste lesuren en lesvolgers. Alleen TCM-leden komen hiervoor in aanmerking. Het TCM-bestuur zal in functie van terreinbeschikbaarheid deze privélessen al dan niet goedkeuren.
• Goedgekeurde privélessen worden door het TCM-bestuur in het reservatiesysteem opgenomen.

5. Bezoekende clubs

• Als clubleden een andere club/vereniging willen uitnodigen voor een tennisontmoeting op TCM-terreinen, kan dit enkel na goedkeuring van het TCM-bestuur. Aanvragen moeten hiervoor tijdig (minimaal 3 weken voor de gevraagde ontmoeting) aan het TCM-bestuur gericht worden. Volgende regels zijn van toepassing:
  • Er is één TCM-clublid aangeduid als ontmoetingsverantwoordelijke. Dit clublid is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken vóór, tijdens en na de ontmoeting.
  • Minstens de helft van de deelnemende spelers moeten TCM-clubleden zijn.
  • De ontmoeting moet plaatsvinden op een tijdstip dat er normalerwijze velden beschikbaar zijn (dus zeker niet op weekavonden en zondagvoormiddag).
  • Het TCM-bestuur zal na eventuele goedkeuring terreinen reserveren.
  • Er zullen steeds twee terreinen ter reservatie voor clubleden blijven. Iedere aanvraag moet voldoende informatie bevatten zodat het TCM-bestuur deze kan evalueren (naam clubverantwoordelijke, omschrijving bezoekende club/vereniging, aantal bezoekers en TCM-deelnemers, aangevraagd aantal terreinen en tijdsduur, andere relevante informatie).
• Het TCM-bestuur beslist autonoom over het al dan niet goedkeuren van een aanvraag, dit is niet gebonden aan strikte regels maar op basis van wenselijkheid en impact voor de club.

6. Interclub

• De club ondersteunt deelname van leden aan de Leuvense en de gewestelijke interclub competitie. Beide types van interclub worden gecoördineerd door een verantwoordelijke vrijwilliger, aangeduid door het bestuur.
• Elk jaar bepaalt het TCM-bestuur met de Leuvense interclubcoördinator welke reeksen er zullen beschikbaar zijn.
• Gewestelijke interclub gebeurt op initiatief van leden. Elk interclubteam kiest een interclubkapitein die de contactpersoon is tussen de ploeg en de TCM-interclubverantwoordelijke. Voor elke thuisontmoeting zorgt de interclubkapitein voor een interclubleider. De interclubkapitein doet een aanvraag tot deelname. Deze aanvraag moet elk jaar opnieuw gebeuren en moet voor eind december in het jaar vóór deelname ingediend worden. Het TCM-bestuur beoordeelt de aanvraag in functie van terreinbeschikbaarheid en kosten, en neemt een finale beslissing over deelname.
• Iedere interclubploeg krijgt de mogelijkheid om met het interclubteam max. 1 interclubtraining per week in te boeken. Dit kan tijdens luwe tennisuren op weekdagen vóór 18 uur of in het weekend. TCM blokkeert max. 2 uur en max. 2 terreinen voor een interclubtraining. Je mailt hiervoor tijdig naar reservatie@tcmeerdaal.be om terreinen te laten blokkeren. Wil je beroep doen op een lesgever voor de interclubtraining, staat het je vrij om dit eigenhandig te regelen. Er mag gebruik gemaakt worden van de lesballen.
• De club draagt financieel bij tot het interclub gebeuren en bepaalt jaarlijks het budget. De interclubkapitein ontvangt de vergoeding.
  • budget voor eten en drank voor een thuiswedstrijd.
  • budget voor drank voor een uitwedstrijd.
  • (inter)Gewestelijke interclub: beschikbaar stellen van vereiste tennisballen en kosten wedstrijdleider (indien vereist).
• Andere interclubkosten worden door de ploeg gedragen. Deze kosten kunnen volgende bevatten (niet limitatieve lijst):
  • Boetes vanuit Tennis Vlaanderen opgelegd aan de ploeg. Bv, om niet op te dagen – om niet aan de vereiste spelerspunten te komen. Boetes die door de club werden veroorzaakt – bv. Boete voor slechte staat veld – worden door de club gedragen.
  • Kosten om overdekt te moeten spelen.
  • Drank/eten kosten boven de door de club bijgedragen vergoeding.

7. TCM-tips

• Hou de omgeving van de club proper. Sigarettenpeuken zijn voor de asbak. Neem je drank mee naar buiten? Breng je leeggoed daarna dan mee naar binnen. Afval van krachtvoer doe je in de vuilbakken naast het terrein. Petflesjes en blikjes worden in de PMD-zak gegooid.
• Ieder lid wordt geacht het clubreglement van TCM te kennen en te respecteren.

Versie: 14-01-2021